5. Moduły użytkowe programu.

5.1. "Kontrahenci"

Program, przy dodawaniu nowego kontrahenta, wymusza nadanie mu unikalnego identyfikatora, po którym dany kontrahent jest jednoznacznie identyfikowany (nie każdy przecież używa NIP-u). Uwaga: jeśli będziemy korzystać z możliwości eksportu rejestrów sprzedaży/zakupów do oprogramowania CDN, należy pamiętać, że wymaga ono ograniczenia długości takiego identyfikatora do max. 8 znaków!
"Klawiszologia" chyba objaśnia się sama przez się. Pole "hasło" jest używane przez moduł sklepu Internetowego. Chodzi o to, aby stałym odbiorcom naszych towarów uprościć składanie zamówienia przez Internet - nadawszy im jakieś hasło, zezwalamy im tym samym na podanie w formularzu zamówienia, wygenerowanym przez odpowiedni moduł sklepu, jedynie pary "adres e-mail - hasło", jednoznacznie identyfikującej odbiorcę, aby nie musieli każdorazowo pracowicie wypełniać pól "nazwa firmy", "adres", "telefon"... itp. itd., skoro ich dane już figurują w bazie.

Założenie jest takie, żeby można było obsługiwać zamówienia i zmieniać zawartość sklepu bez konieczności posługiwania się jakimś osobnym interfejsem, np. poprzez jakieś dedykowane strony WWW. Sklep jest zintegrowany z programem.

Pytając o nazwę firmy, program umożliwia nam podanie dwóch części nazwy, które przy wydrukach (np. faktur) będą drukowane jedna pod drugą. W kolejnych polach podajemy imię i nazwisko (jeśli potrzebne - jednakże program nie pozwoli opuścić pola "nazwisko", jeśli nie wypełniliśmy żadnego z pól nazwy), dalej ulicę, kod, miejscowość i kraj adresu kontrahenta. Zwróćmy uwagę, że Smabi domyślnie podpowiada jako miasto miejscowość wziętą z naszego adresu (założeniem jest, że każda firma w większości obsługuje odbiorców najbliższych geograficznie) i to samo dotyczy pola "kraj".

Istotne znaczenie mają pola "Rabat" oraz "Reseller/hurtownik" - jeśli udzielimy klientowi procentowego rabatu od cen, albo odpowiemy "Tak", oznaczymy danego kontrahenta jako uprawnionego do odbioru towaru (bądź usług) po niższych cenach, zwykle przyjmowanych jako "do dalszej odsprzedaży" (DDO). Smabi zawsze przy natrafieniu na rekord resellera będzie nam "podpowiadał" przy wystawianiu faktury (alternatywnie!) albo cenę po uwzględnieniu rabatu (gdy różny od 0) - albo cenę DDO, jeśli przy wypełnianiu cennika ustaliliśmy jej wartość na inną od 0. Jeśli jest równa zeru - oznacza to, że danego towaru/usługi nie dotyczą żadne obniżki cen z tytułu hurtu bądź dalszej odsprzedaży, i nawet odbiorca oznaczony jako reseller żadnych obniżek z tego tytułu nie uzyska. Pragniemy wyraźnie podkreślić, że pole "Reseller" ma wyższy priorytet niż pole "Rabat"! Jeśli jednocześnie udzielimy komuś rabatu procentowego, jak i oznaczymy go jako resellera - program, biorąc pod uwagę tego klienta, nie będzie stosował procentowego rabatu tam, gdzie zostały określone ceny resellerskie. Więcej na temat zniżek/rabatów w specjalnie poświęconym temu tematowi rozdziale, podsumowującym zagadnienie.

Udzielenie odpowiedzi twierdzącej w polu pytania "Upoważnienie DWFBPO (T/N)?" spowoduje, że na każdej fakturze, wystawionej danemu klientowi, puste miejsce przewidziane na podpis odbiorcy faktury zostanie automatycznie zastąpione tekstem "Odbiorca upoważnił do wyst. f-y bez jego podp.".

REGON - jasna sprawa. Należy pamiętać, że numery REGON mogą wystąpować w 3 postaciach: o długości 7, 9 lyb 14 cyfr. Program zaakceptuje jedynie numery o długościach albo 9 albo 14 cyfr - zatem numer 7-cyfrowy należy w trakcie wprowadzania "uzupełnić" dodaniem dwóch zer na początku. Program weryfikuje poprawność wprowadzanych numerów REGON 9-cyfrowych; 14-cyfrowych nie sprawdza.

Kredyt - wysokość indywidualnie przyznanego limitu kredytowego. Będzie on sprawdzany przy wystawianiu faktur, i w razie stwierdzenia, że klient np. zalegający już z jakimiś płatnościami pragnie pobrać "na krechę" zbyt dużo nowego towaru - program ostrzeże o tym fakcie.

Płatności - po prostu preferowana przez nas forma, w której oczekujemy regulowania płatności przez wybranego kontrahenta - "przelew" lub "gotówka".

Pole grupa umożliwia - zgodnie ze swą nazwą - przyporządkowanie wybranego kontrahenta do jakiejś swobodnie zdefiniowanej grupy, co ma znaczenie dla modułu statycznego. Chodzi o możliwość kontroli przychodów wynikających ze sprzedaży na rzecz jakiejś konkretnej grupy kontrahentów.

Grupa 5 pól: "Usługa", "PKWiU", "Cena", "VAT", "Okres rozliczania" pełni rolę analogiczną do pól rekordów zleceń stałych - z jedną różnicą: jest to usługa nie wymieniona w stałym cenniku, wysokość należności za którą jest indywidualnie negocjowana z danym kontrahentem.

[usluga indyw.]
Pola dot. usługi wynagradzanej na zasadach indywidualnie negocjowanych..

Jak należy to rozumieć?
Najprostszym przykładem będą chyba usługi biur finansowo-księgowych, albo należności za stałą obsługę prawną. Ze zrozumiałych względów prowadzący tego typu działalność najczęściej nie chcą wystawiać faktur opiewających na jakąś konkretną liczbę np. godzin pracy, objętych jakąś ustaloną stawką - wolą raczej uzgodnić koszta miesięczne (kwartalne, roczne) takiej obsługi, i raczej tego typu rozliczenie uwidaczniać na fakturach wystawionych odbiorcy. I właśnie tego typu usługę można opisać posługując się omawianymi pięcioma polami rekordu kontrahenta. W przypadku ich wypełnienia - usługa ta pojawi się na karcie kontrahenta w menu "zleceń stałych" - bo taki klient automatycznie staje się przecież jednym z naszych stałych odbiorców usług (szczegóły w rozdziale 5.4. - "Zlecenia stałe"). W przypadku, jeśli chcemy na jakiś czas zawiesić wystawianie faktur takiemu odbiorcy, wystarczy skasować pole "nazwa usługi" albo po prostu wpisać "0" w pole "cena". Program wtedy nie uwzględni tak "potraktowanej" usługi przy wydruku serii faktur za dany okres rozliczeniowy.

Zawartości pól NIP oraz Konto są weryfikowane matematycznie na poprawność wprowadzonych liczb! Należy więc albo podawać prawidłowy numer, albo "ominąć" te pola po prostu nie wpisując do nich nic; w przypadku, jeśli wpisujemy NIP lub konto, a kursor "nie wypuszcza" nas z tego pola edycji, sprawa jest jasna - wpisywany numer NIP-u lub rachunku bankowego został podany nieprawidłowo. Wpisując NIP należy pamiętać, że musi on mieć, długość 13 znaków (wliczając w to separatory) - w przypadku więc wpisywania NIP-u w nowym, "europejskim" formacie, należy między przedrostkiem "PL" a samym dziesięciocyfrowym numerem wstawić spację (np. "PL 1234567890"). Przypomnijmy też w tym momencie to, co odnotowano przy okazji omawiania pola REGON.

[menu operacji]
Menu operacji dostępnych w module "Kontrahenci".

W trybie przeglądania wybranie Operacje -> Wyślij e-mail spowoduje - jeśli uprzednio wpisaliśmy do bazy adres poczty elektronicznej kontrahenta - uruchomienie edytora tekstu, umożliwiając zredagowanie "maila" do klienta.

Analogicznie Operacje -> Redaguj pismo także powoduje uruchomienie edytora tekstu już ze wstępnie przygotowanym szablonem pisma kierowanego do adresata. Adres odbiorcy umiejscowiony jest tak, aby po złożeniu kartki "na 3" mógł się znaleźć w "okienku" wspomnianych już (przy okazji opisu punktu "Sprzedaż") wąskich kopert. Jeśli uruchomimy program w trybie testowym, nie wykasuje on z dysku po dokonaniu wydruku pliku zawierającego edytowany tekst - i możemy wtedy jeszcze raz dokonać wydruku np. poleceniem lpr -Praw nazwa_pliku. Zauważmy, że nazwa pliku pozostawionego przez program zacznie się od "pismo_". Jeśli przejrzymy taki plik z wiadomością, zauważymy w jego pierwszym i ostatnim wierszu jakieś dziwnie wyglądające znaczki - nie ruszajmy ich, to są po prostu kody sterujące pracą drukarki, i - rzecz jasna - jako takie, nie będą uwidocznione w drukowanym tekście.
Uwaga: program NIE WSTAWIA kodów sterujących drukarki w przypadku wywołania edytora z menu osiągalnego pod klawiszem F3, ze względu na to, że użytkownik nie zawsze wywołuje edytor w celu edycji tekstów do wydruku - może chodzić przecież np. o poprawki w plikach konfiguracyjnych użytkownika. Nie przeszkadza to w żaden sposób w ew. późniejszym wydruku tak utworzonego pliku pod warunkiem, że mamy prawidłowo ustawioną drukarkę, tzn. wybrany zestaw znaków ISO-8859-2, usunięte niepotrzebne marginesy, oraz ustawioną prawidłową ilość wierszy na stronie (na kartce A4 winno być: 64 wiersze). Zwykle, w przypadku obecnie dostępnych w handlu drukarek, ustawień tych dokonuje się załączonym w ich wyposażeniu programem konfiguracyjnym.
Wypełnienie pól "bank" i "konto" - uwaga: Smabi akceptuje numery kont w ustandaryzowanym formacie IBAN1 (PL+2+4+4+4+4+4+4); numer należy podać jako jeden ciąg cyfr bez spacji czy myślników, zostanie on automatycznie sformatowany przez program, zaś początkowe dwie litery to oznaczenie kraju, zgodnie z normą ISO - umożliwi nam wydruk "z palca" (w trybie przeglądania: Operacje -> Redaguj pismo i wybranie pozycji "przelew/wpłata") bloczków przelewowych na standardowych, dostępnych w handlu formularzach K-405z. Chodzi o wzór typu "podział na 4 jednakowe `ćwiartki'", a nie o bloczki z węższym odcinkiem z lewej strony. Brak wpisu w tychże polach uniemożliwi nam wydruk bloczka przelewowego - aczkolwiek w dalszym ciągu będziemy mogli wystawić druk wpłaty bezpośredniej ze strony klienta na naszą rzecz (patrz opis punktu "Sprzedaż").

Polecamy raczej druki dostępne w postaci pojedyńczych kartek do wydruku w orientacji "pejzażowej" - czyli w przypadku naszego programu w drukarkach "rozumiejących" język HP-PCL (Hewlett-Packard Printer Command Language) - chodzi więc np. o HP DeskJet lub LaserJet (unikać wersji GDI!), bądź kompatybilnych z nimi, jak Samsung ML-4600. Aczkolwiek Smabi zadrukuje poprawnie również druki dostępne jako "składanka" do drukarek igłowych, to problemem w tym przypadku jest to, że ich producent nie pomyślał o ustaleniu jakiejś określonej, konkretnej długości strony (np. 5 cali - tak, jak to jest naprawdę rozsądnie ustalone w przypadku pocztowych druków "adres pomocniczy"), przez co niemożliwe jest trafienie - po zadrukowaniu pojedyńczego druku przelewu - idealnie na początek następnego, i konieczne jest każdorazowe poprawienie ustawienia przez ręczne manipulacje pokrętłem wałka drukarki.

Tak zupełnie na marginesie: aczkolwiek w sklepie firmowym producenta tejże składanki nasz przedstawiciel zwrócił uwagę na ten problem, to w odpowiedzi usłyszał, że "jest jak na razie jedynym, który zgłaszał tego rodzaju zastrzeżenia", aczkolwiek z kontaktów z użytkownikami i naszego, i innych programów wiemy, że omawiana "niedoróbka" producenta daje się dość mocno we znaki. Wniosek: odważmy się (bo jak nie klienci, to kto?) upomnieć w sklepach handlujących art. biurowymi o "składankę" z przelewami o ustalonej na 5 cali długości strony. Jak długo będziemy potulnie odbierać wadliwie zaprojektowany towar bez słowa skargi, tak długo producent uważa, że wszystko jest w porządku - przecież nikt nie zgłasza zastrzeżeń, prócz jednego "dziwaka"... więc z punktu widzenia producenta "odbiorcy są zadowoleni".

W przypadku korzystania z drukarki HP-PCL zauważymy jeszcze jedno: przed zadrukowaniem formularza przelewu / wpłaty, program zada nam dodatkowe pytanie: Wykorzystać całość "C" formularza, jego górną "G" czy dolną "D" połowę? (domyślnie przyjęto, że całość - wszystkie 4 ćwiartki). Otóż chodzi o to, że coraz więcej banków przeszło już na w pełni skomputeryzowaną wymianę informacji, i dlatego wymagają do przyjęcia przelewu dostarczenia jedynie dwóch wypełnionych "ćwiartek" pełnego formularza. Dzięki omawianej możliwości, jeden pełny formularz przelewowy możemy wykorzystać na druki przelewowe dla dwóch różnych kontrahentów - po prostu najpierw zadrukowujemy górną połówkę formularza, zawracamy papier do drukarki, i kolejny przelew drukujemy na dolnej.

Punkt Operacje -> Redaguj pismo daje także możliwość wydruku potwierdzenia "KP" lub "KW" w przypadku przyjmowania zapłaty gotówką lub wypłacania.

[przygotowywanie przelewu]
Wypełnianie pól okna przygotowywania danych druku przelewu. Zadrukowane zostaną wszystkie 4 ćwiartki formularza K-405z.

Operacje -> Drukuj rekord - wyprowadza "na papier" (lub do pliku) aktualną zawartość wybranego rekordu.

Uwaga na istotną rzecz: do druku kierowany jest zawsze aktualnie wybrany podzbiór zawartości bazy danych; istotne więc jest, aby określenia interesującego nas zakresu informacji, który pragniemy mieć na papierze, dokonać w momencie wybrania odpowiedniego punktu menu, zgodnie z postępowaniem określonym niniejszą instrukcją.

I druga ważna sprawa: z wybranego zakresu informacji drukowane są te pola rekordów, które są najistotniejsze z punktu widzenia użytkownika - stąd też np. w wydruku cennika nie będą ujmowane daty promocji czy ilości "hitów", jako nieistotne dla klienta potrzebującego cennika firmy. Konieczność wyboru zakresu jedynie najważniejszych wiadomości dyktowana jest po prostu... pojemnością wiersza wydruku i czytelnością uzyskanego w efekcie dokumentu.

W przypadku wydruku listy kontrahentów skrajna lewa kolumna (ta najwęższa) będzie zawierać znacznik, wyróżniający wiersz tabeli, który zawiera dane kontrahenta oznaczonego wcześniej przez nas w bazie jako niesolidnego.

Operacje -> Wyślij e-mail - wysłanie pojedyńczej wiadomości e-mailowej do tego kontrahenta, którego rekord aktualnie znajduje się na ekranie (jeśliwypełniliśmy pole "e-mail" jego rekordu!), zaś...

Operacje -> Email grupowy - ...oznacza przesyłkę grupową, do wszystkich kontrahentów, których objął zakreślony przez nas obszar roboczy (oczywiście, tylko do tych z nich, których adresy e-mailowe wpisaliśmy do bazy).

Tu właśnie zauważamy przydatność możliwości definiowania obszaru roboczego już na początku, przy samym wyborze punktu "kontrahenci" z menu głównego - na przykład, chcąc wysłać życzenia okolicznościowe, w prosty sposób zawężamy odbiorców tylko do grupy kontrahentów, z którymi chcemy prowadzić interesy, pomijając niesolidnych płatników. Albo odwrotnie - chcąc "hurtem" zawiadomić tych, którzy nam nie zapłacili, o umowie zawartej z biurem windykacyjnym, również stosownie zakreślamy obszar roboczy, nie niepokojąc niepotrzebnie stałych partnerów handlowych. Albo też, chcąc zawiadomić partnerów z innych miast o prowadzonej przez nas sprzedaży wysyłkowej, celowo pomijamy tych "miejscowych", którzy odbiorą towar sami... itd.

Redagując e-mail przywołujemy na ekran okienko, w którym wpiszemy temat listu, oraz znajdziemy w nim dwa dodatkowe pola: "CC" (z ang. "Carbon Copy") - czyli "przekaż także kopię listu do...", oraz: "BCC" (z ang. "Blind Carbon Copy") - czyli "przekaż także kopię listu do... ale ukrywając adresy wymienionych w tym polu odbiorców". W obydwu tych polach możemy podać więcej niż jeden adres e-mailowy, rozdzielając poszczególne adresy przecinkami.

Po wypełnieniu (lub pozostawieniu niewypełnionych - też można) omawianych pól przechodzimy do redagowania treści listu. Zwróćmy uwagę, że robimy to pod dobrze nam znanym edytorem tekstowym, dzięki czemu idzie to znacznie szybciej. Kończąc zaś pracę pod edytorem ("wyjście z zapisem efektu pracy") dokonujemy wysłania e-maila do odbiorcy.

Jeśli wybieramy przesyłkę do grupy odbiorców, program zapyta nas najpierw o nazwę pliku, umożliwiając tym samym zapis redagowanego właśnie komunikatu pod łatwą do zapamiętania nazwą, albo wczytanie do końcowego sprawdzenia i wysyłki wcześniej przygotowanej treści wiadomości.

Operacje -> Znajdź

Po prostu druga możliwość (dodatkowa do tej obecnej w trybie wykazu) przeszukiwania bazy na obecność w niej (lub nie) jakiegoś rekordu. W przypadku tego punktu menu, przeszukiwania możemy dokonywać podając NIP, numer szukanego klienta bądź fragment nazwy szukanej firmy (lub fragment nazwiska). Są 3 możliwe odpowiedzi programu:
  1. program może nas zawiadomić, że baza (a ściślej mówiąc: wybrany obszar roboczy) nie zawiera rekordu, który mieściłby podane hasło
  2. w przypadku odnalezienia takiego rekordu (tego JEDYNEGO), który który zadane kryteria spełnia, następuje bezpośrednie przejście do ekranu jego danych
  3. jeśli zaś (np. podając - jako kryterium przeszukiwania - końcówkę "wski") znajdziemy w bazie więcej niż jeden rekord, spełniający zadane kryterium, otrzymamy możliwość wyboru tego szukanego z listy znalezionych. W tym przypadku program podsunie nam listę firm, w nazwach których figuruje taka zbitka literowa i/lub nazwisk klientów tak się kończących
[rezultaty szukania]
Efekt podania hasła "ski" w polu "nazwa / nazwisko" okna przeszukiwania bazy kontrahentów.

Jeśli lista taka zawiera więcej niż 10 pozycji, na ekranie widoczny jest jedynie jej fragment ograniczony do 10 pierwszych. Oprócz nawigowania klawiszami kursora lub zmiany strony (w górę i w dół), możemy także nacisnąć jakąś literę z głównego pola klawiatury - w takim przypadku przesuniemu pasek podświetlenia bezpośrednio do pierwszej pozycji, która zawiera tekst na taką literę się rozpoczynający - co dodatkowo ułatwia znalezienie szukanego rekordu. Po jego odnalezieniu i naciśnięciu ENTER przejdziemy do ekranu danych szczegółowych. Można także wycofać się klawiszem ESC (lub klawiszami "kursor w lewo" lub "kursor w prawo").

Zwróćmy uwagę, że w przypadku, gdy odpowiedź na nasze zapytanie zawiera więcej niż jeden rekord do wyboru, możemy "przeskakiwać" od jednego do następnego rekordu klawiszem Tab ("tabulator"), bez konieczności ponownego korzystania z funkcji szukania. Program zachowuje informację o znalezionych rekordach do momentu opuszczenia danego modułu.

Operacje -> "Czarna lista" / "Import cz. listy" / "Usuń NIP z listy"

Narzędzia zarządzania zawartością listy zawierającej NIP-y niesolidnych kontrahentów. Szczegóły w rozdziale "Weryfikacja wiarygodności kontrahenta".

Operacje -> Złóż zamówienie

Wybierając tę operację, możemy zredagować zamówienie skierowane do "właściciela" wybranego rekordu. Zamówienie można wydrukować, bądź - jeśli wpisano adres poczty elektronicznej kontrahenta - przesłać mailem.

Operacje -> Ostatnie 12 miesięcy

Pokazuje nam przychody uzyskane z tytułu sprzedaży towarów/usług na rzecz wybranego kontrahenta, w tak właśnie zakreślonym okresie.

[statystyki sprzed. 12 mies.]

Poprzednia strona | Następna strona | Spis treści
Strona główna serwisu programu