5.5. „Zlecenia stałe”

Zauważmy dwa „filtry” na wejściu — jeden z nich umożliwia zmianę pakietu usług każdemu klientowi z osobna (i te możliwości omawiamy w niniejszym rozdziale), drugi zaś dotyczy modyfikacji wprowadzanych w stosunku do wybranych grup odbiorców — i te możliwości szczegółowo omawiamy w rozdziale 5.5.2.

Pierwszy z „filtrów” umożliwia zawężenie przeglądanej grupy odbiorców od klientów ze wskazanej miejscowości (lub SPOZA niej), lub ze wskazanej — uprzednio zdefiniowanej w programie — grupy odbiorców (i znowu: lub wszystkich OPRÓCZ członków wskazanej grupy) — a także możliwa jest kombinacja obu możliwości. W przypadku tego filtra brak podania nazwy grupy (bądź miejscowości) oznacza rezygnację z zawężenia liczby pobieranych informacji.

Uwaga: w wersji V1.9 — w odróżnieniu od wszystkich wersji uprzednich — wprowadzono istotną nowość w kwestii seryjnego wydruku faktur dla zleceniodawców: otóż polecenie „wydruk serii faktur” dotyczy obecnie tylko tych klientów, których rekordy pobrano w danej chwili, posługując się ustawieniami filtru. Więcej na ten temat w następnym rozdziale.

Usługa w tym przypadku zawsze musi figurować w cenniku — w trybie edycji pobieramy ją z rozwijanego menu. Potem pytanie o ilość, którą można podawać jako liczbę max. sześciocyfrową, z czego 2 ostatnie cyfry „po przecinku” — a więc max. wielkość miary to 9999,99 — ale należy pamiętać, że liczba wyrażająca ilość i tak zostanie sformatowana zgodnie ze stanem pola Precyzja odnośnej pozycji cennika. Dalej pytanie o czas świadczenia usługi: „stała”, lub „jednorazowa”. Rozróżnienie to bierze się stąd, iż może się zdarzyć, że klient zamówi jakieś dodatkowe, akcydentalne usługi, i zwróci się potem o dopisanie ich do comiesięcznie otrzymywanej faktury. Usługi tak oznaczone po wydruku serii faktur usuwane są z bazy.

Jeśli usługę określono jako stałą, można następnie zadeklarować jej okres rozliczeniowy — jako „miesiąc”, „kwartał” lub „rok” — rozmaite okresy mogą figurować dla rozmaitych usług, i mogą być mieszane w karcie usługowej danego kontrahenta. Rozliczenia mogą być prowadzone „z góry” (ustawienie domyślne, lub „z dołu”).

Pole „przychód w tym miesiącu” — zgodnie z opisem — mówi nam, ile też przyniesie nam świadczenie usług w danym miesiącu na rzecz klienta, którego kartę przeglądamy. Zauważmy, że uwzględnia się w tej kwocie zarówno fakt ew. doliczenia usług jednorazowych, jak i ewentualność pobrania akurat w danym miesiącu wynagrodzenia za dłuższe okresy, dla usług świadczonych w cyklu kwartalnym lub rocznym.

W trybie modyfikacji (F2) możemy — prócz zmiany deklarowanej ilości, okresu itp. dokonywać jeszcze wpisu o zawieszeniu korzystania z usługi (np. kontrahent wyjeżdża na miesiąc na urlop, i nie chce przez ten czas ponosić opłat za usługi, z których nie będzie korzystał). W takim przypadku podajemy ilość okresów rozliczeniowych, wybranych dla danej usługi, na które kontrahent zgłasza zawieszenie. Zwróćmy uwagę, że nadchodzące (czyli aktualne od najbliższego okresu rozliczeniowego) zawieszenie opisane jest na żółto, natomiast trwający już stan zawieszenia sygnalizowany jest kolorem czerwonym. Naturalnie, w okresie zawieszenia należność za taką usługę nie figuruje na fakturze. Po każdym wydruku faktur licznik zawieszenia dekrementowany jest o 1, przy czym — rzecz jasna — program zwraca uwagę i rozróżnia stan zawieszenia usługi rozliczanej kwartalnie a np. tej rozliczanej w cyklu miesięcznym czy rocznym. Jeśli chcemy usługę — np. pomyłkowo wpisaną jako zawieszona — ponownie „odwiesić”, podajemy jako długość okresu zawieszenia po prostu „0”.

Szczegóły rekordu obejmującego wykaz zleceń jednego z klientów. 3 usługi, co do których zadeklarowano dla każdej inny okres rozliczeniowy, oraz jedno zlecenie o charakterze jednorazowym — ostatni wiersz zostanie automatycznie usunięty z bazy po wydruku serii faktur za bieżący okres rozliczeniowy. Uwaga: opłata za „zawieszoną” usługę zostanie uwzględniona w bieżącej serii faktur, ale zgłoszono zawieszenie na 1 okres rozliczeniowy (tu: miesiąc), więc w kolejnej serii nie zostanie doliczona — dopiero w jeszcze następnej nastąpi automatyczne „odwieszenie”.

Uwaga: również tutaj uwzględniane są ew. nadane towarom/usługom ceny DDO/hurtowe i status odbiorców (końcowi klienci bądź resellerzy) — oraz wynikające z tego (lub nie) opusty.

Wydruk serii faktur wynikających ze złożenia przez kontrahentów zleceń stałych następuje po wybraniu z menu Operacje punktu Seria faktur. I tu uwaga: jeśli wybierzemy ten punkt naciśnięciem klawisza Enter, to znaczy, że życzymy sobie otrzymać jedynie wydruk. Jeśli zaś naciśniemy klawisz PageDown — spowodujemy jednoczesny wydruk faktur, ale także wysłanie faktur wskazanym odbiorcom mailem, jako załączniki w formacie PDF (lub Postscript). Wybór zaś poprzez PageUp oznacza wydruk faktur razem z dołączeniem do nich formularzy przelewu (jeśli klient podał nam numer konta); detaliczne omówienie tych możliwości w następnym rozdziale.

W „trybie przeglądania” możemy wykonać wydruk lub eksport do pliku listy zleceniodawców (lista ma postać uproszczoną), wraz z nazwami (lub ich skrótami) usług, na które opiewają ich stałe zlecenia. Uwaga: nie zostaną ujęte w wydruku zlecenia jednorazowe!

Operacje -> Znajdź

Działanie podobne jak w przypadku modułu „Kontrahenci”.

Operacje -> Wyślij e-mail

Działanie podobne jak w przypadku modułu „Kontrahenci” — ale, rzecz jasna, w tym przypadku ograniczone do kręgu zleceniodawców.

Usługa wynagradzana na zasadach indywidualnie negocjowanych

Dane usługi wymienionej jako pierwsza pochodzą z „karty kontrahenta”, a nie z rekordu cennika.

Jak już wspomniano w rozdziale „Kontrahenci”, program umożliwia seryjny wydruk faktur opiewających na usługi nie tylko opisane pozycjami cennika — ale także na usługi o koszcie i zasadach wynagradzania negocjowanych indywidualnie z każdym z odbiorców z osobna. Usługa taka automatycznie powoduje wprowadzenie rekordu kontrahenta do tabeli stałych zleceniodawców (o ile go tam wcześniej nie było).
Nie jest możliwe usunięcie/modyfikowanie/zawieszenie świadczenia takiej usługi z menu „zleceń stałych” — operacji tych dokonujemy zmianą zawartości któregoś z 5 pól rekordu kontrahenta („Usługa”, „PKWiU”, „Cena”, „VAT”, „Okres rozliczania”) — korzystając z modułu „Kontrahenci”.

Na koniec istotna informacja dotycząca różnicy w opłacie za wskazany okres rozliczeniowy, pomiędzy „standardowymi” zleceniami (tymi tworzonymi w oparciu o zawartość cennika) — a opłatą za omawianą usługę niestandardową. Otóż, w przypadku owych „zwykłych” zleceń podstawową jednostką, za którą wnosi się opłatę, jest miesiąc świadczenia usług. W przypadku wskazania — jako okresu rozliczeniowego — kwartału lub roku, kwota „cennikowa” jest odpowiednio mnożona przez 3 lub przez 12, oraz uwzględnia się w niej stosowne rabaty, jeśli usługodawca takowe przyznaje płacącym z góry za dłuższy okres („ustawienia globalne”). Oczywiście, nic specjalnie nie stoi na przeszkodzie, żeby wydrukować serię faktur 2x w miesiącu, i założyć sobie, że „podstawą” jest okres dwutygodniowy — ale program kwoty „kwartalne” oraz „roczne” zawsze będzie traktował jako 3-krotność i 12-krotność podstawowej ceny za usługę.

Inaczej jest w przypadku omawianej „specusługi”. W tym przypadku wpisana w rekordzie kontrahenta cena będzie dokładnie w takiej wysokości figurować na fakturze — niezależnie od wskazanego okresu rozliczeniowego (nie będzie mnożona, nie będzie uwzględniać żadnych rabatów itp. itd.). Po prostu przyjęto założenie, iż w przypadku indywidualnie negocjowanego wynagrodzenia nie miałoby to najmniejszego sensu, gdyż już w trakcie takiej rozmowy umowa obu stron wszelkie takie „zniżki i rabaty” uwzględniła, i program nie powinien w to ingerować. A więc tu należy pamiętać, że podana wysokość opłaty dotyczy wybranego okresu rozliczeniowego.

Poprzednia strona | Następna strona | Spis treści
Strona główna serwisu programu